De dialoog zoeken met de markt

| 10 september 2014

Consultatie geeft markt meer ruimte om haalbaar plan te maken

Ambitieuze, ver uitgewerkte plannen in de markt zetten in de vorm van een ontwikkelingscompetitie kan niet meer, net als onvoorwaardelijke biedingen. Maar wat dan wel? Die onzekerheid roept vaker bij gemeenten de behoefte op om de dialoog met de markt te zoeken. Het praktijkseminar ‘Houd het simpel’ laat zien hoe de gemeente dat kan aanpakken en hoe de markt daarop reageert. De aanleiding voor het praktijkseminar is het verschijnen van de Handreiking Partnerkeuze bij gebiedsontwikkeling ‘Houd het simpel met vlag en wimpel’. Om overheden en marktpartijen bij elkaar te brengen in een onzekere markt, heeft de NEPROM deze handreiking opgesteld in samenwerking met Akro Consult en de Praktijkleerstoel Gebiedsontwikkeling van de TU Delft. Het is een aanvulling op de succesvolle Reiswijzer Gebiedsontwikkeling 2011, die vooral instrumenteel van karakter is en het juridische kader schetst.

De tijd is voorbij dat de overheid een uitgebreide set randvoorwaarden kon formuleren, waarop ontwikkelaars een gedetailleerd uitgewerkt plan indienden, nog voor dat de eindgebruiker in beeld is. De risicoacceptatie is sinds de crisis totaal veranderd en drie jaar vooruit kijken blijkt maar wat lastig, aldus Roger Kersten (Akro Consult). Hij licht de nieuwe Handreiking toe. Vraaggestuurd, gefaseerd en flexibel ontwikkelen met een overzichtelijk risicoprofiel, dat is de manier om ontwikkelingen van de grond te kunnen krijgen. Zekerheid vooraf is lastig te krijgen. Partijen moeten zich focussen op procesafspraken in plaats van op een concreet eindbeeld. ‘Doordat plannen kleiner worden, ontstaat er vaker de vrijheid om te selecteren op basis van visie op de opgave in combinatie met past performance. Het strakke keurslijf van Europese aanbestedingen geldt immers niet voor plannen die onder de drempel vallen. Maar natuurlijk gelden er nog steeds bepaalde regels.’

GasthuispoortBreda 1

Gasthuispoort Breda

Wensen
Kersten benadrukt hoe belangrijk het is om de dialoog met de markt te zoeken. ‘De onzekerheid over wat de markt aan kan, kun je alleen oplossen door te praten met de markt!.’ Dat kan door marktconsultaties, presentaties en vragenrondes. De angst om in de problemen te komen met het level playing field is onterecht, volgens hem. Vragen wat marktpartijen kunnen in plaats van voorschrijven wat ze moeten, is een belangrijke sleutel tot het krijgen van haalbare plannen. ‘Probeer zoveel mogelijk om wensen te formuleren in plaats van eisen’, raadt Roger

‘Heb je betere ideeën? Kom maar op! Overtuig ons!’

Kersten aan. ‘Dat geeft de markt meer ruimte om een haalbaar plan in te dienen. Daarmee vermindert de kans op mislukken en neemt de gemeente tegelijk de prikkel weg voor opportunistische inschrijvingen en terug onderhandelen. Bovendien is het risico kleiner dat problemen ontstaan bij aanpassing aan veranderende omstandigheden tijdens de uitvoering.’ Een andere belangrijke aanbeveling is om een beëindigingsclausule op te nemen in contracten. Mocht het ondanks alle goede intenties niet lukken om binnen een bepaalde periode gebruikers en afnemers te vinden voor het project, dan blijven partijen niet eeuwig tot elkaar veroordeeld.

Bezinning
Aan de hand van het project Gasthuispoort maakt Séverine Blok, projectleider bij Gemeente Breda, de aanbevelingen nog tastbaarder. In 2000 verwierf de gemeente een pand op een belangrijke ‘inprikker’ van het Bredase centrum. Enkele jaren later nam het grondbedrijf het pand van de Sociale Dienst op de balans. De gemeente maakte een plan, zocht er een marktpartij bij en ontdekte dat door de crisis de omstandigheden zo waren veranderd dat het plan niet meer afzetbaar was. In 2012 besloot het college om niet langer te blijven wachten op betere tijden. ‘We wilden niet opnieuw in de valkuil stappen van zelf een plan maken’, legt Blok uit. De gemeente wilde zich niet meer direct binden aan één partij en één visie. Na een zorgvuldige afweging van mogelijkheden besloot de gemeente een marktconsultatie te organiseren. Omdat er geen gunning zou volgen, was de gemeente vrij om met de marktpartijen van hun voorkeur aan de slag te gaan. De gemeente nodigde vijf partijen uit om tegen betaling een vrijblijvend advies te leveren over programma, aanpak, ruimtelijke kwaliteit, planning en een indicatieve bieding. ‘We wilden geen complete uitgewerkte plannen en maquettes, maar een realistische en compacte visie.’ De vijf partijen hebben hun inzendingen mogen toelichten. ‘Ze waren onvergelijkbaar, maar er waren ook overeenkomsten,’ aldus Séverine Blok. ‘Als gemeente hebben we gekeken wat wij ons het beste konden voorstellen en wat het ons waard was. Op basis daarvan hebben wij onze eigen visie gevormd en een uitwerkingsrichting voor de locatie bepaald.’

Overtuigen
De drie partijen waarvan de visie het meeste overlap vertoonde met de gemeentelijke uitwerking mochten door naar de volgende ronde. Dat was niet vooraf zo bepaald, de gemeente kon na de marktconsultatie de markt op gaan om nieuwe partijen te selecteren. De gemeente koos voor dit vervolg omwille van de snelheid en omdat de consultatie het vertrouwen had gegeven dat deze drie partijen de opgave goed zouden kunnen oplossen. De uitwerkingsrichting werd vertaald naar een biedingsdocument voor de marktselectie. De gemeente formuleerde geen eisen, maar doelen. Wel gaf ze als hint een wensbeeld mee. ‘Heb je betere ideeën? Kom maar op! Overtuig ons!’ Zo omschrijft Séverine Blok de

‘Gemeenten moeten wensen op strategisch niveau definiëren’

houding van de gemeente. ‘De gemeente moet de markt laten doen waar ze goed in is.’ De kwaliteit van het plan was voor de gemeente belangrijker dan de opbrengst. Om de voorkomen dat het grondbod een rol zou gaan spelen in de kwalitatieve beoordeling heeft Akro Consult als onafhankelijke externe begeleider van het hele proces, de inzendingen ontdaan van alle financiële informatie voordat het beoordelingsteam ze onder ogen kreeg. Het beoordelingteam heeft in een dag alle plannen tegen het licht gehouden, eerst individueel gevolgd door een uitgebreide discussie over wat iedereen vindt en waarom. ‘Gaandeweg tekende zich een voorkeur af. Pas aan het eind werd het spannend of het grondbod nog roet in het eten ging gooien.’ Gelukkig bleek Maas-Jacobs na de bekendmaking van de biedingen zowel op kwaliteit als op financiën de winnaar.

Optimalisatie
‘Je moet erg selectief zijn in het meedoen aan marktconsultaties en -selecties,’ weet René Maas (Maas-Jacobs). ‘De gevraagde informatie en de benodigde tijdinvestering staan nooit in verhouding tot de vergoeding.’ De transformatie van Gasthuispoort leek een mooie uitdaging waarmee Maas-Jacobs zichzelf op de kaart kon zetten. Het werd een intensief traject, waarbij de gemeente naar mening van Maas soms toch nog teveel in detail heeft gevraagd. Vooral het bepalen van de stichtingskosten van de transformatie per type opstal was lastig en tijdrovend. Hij heeft zijn plan nog behoorlijk aangepast na de consultatie. ‘Mijn eerste reactie was: Het consultatieplan was toch al goed, waarom moet ik nu nog een nieuw plan indienen? Maar mede met hulp van een goede en enthousiaste architect is het plan nog beter geworden.’ Lovend is René Maas over de projectleider die als een accountmanager de marktpartij door de gemeentelijke organisatie loodst. Dat scheelt enorm. Hij vindt wel dat de gemeente een kans heeft laten liggen door jaren niets met de panden te doen. ‘Een pop up winkel of iets dergelijks had kunnen helpen om het gebied op de kaart te zetten.’ Na de inzending is het plan verder geoptimaliseerd. Aan de hand van beelden van het plan vertelt René Maas over verbeteringen aan onder andere gevels en buitenruimten. Trots meldt hij dat van Fase I in twee en een halve maand al 60 procent is verkocht door het zeer betrokken en klantgerichte verkoopteam. De goede social media campagne en verkoop ter plaatse hebben daar in belangrijke mate aan bijgedragen.

Gedetailleerde beoordeling zinvol
In Nederland hebben gemeenten veel meer bemoeienis met de ontwikkeling van vastgoed dan in andere landen. ‘Je kunt je afvragen: waar bemoeit de gemeente zich mee door zo op detailniveau met een compleet puntensysteem de kwaliteit van plannen te willen beoordelen? Schieten we niet daarin niet door?’ De reacties zijn opmerkelijk positief. Marktpartijen worden liever (mede) beoordeeld op kwaliteit dan op prijs. Dat geeft hen de mogelijkheid om de aannames te motiveren die achter een prijs zitten. De gemeente moet zich vooral richten op zaken die voor het publieke domein van belang zijn en ze moet haar wensen op strategisch niveau definiëren, vinden ze. De wijze van beoordelen vraagt wel aandacht. Verliezen op een tiende van een punt, zoals René Maas eens heeft meegemaakt, is uiterst onbevredigend. In de gemeente Breda heeft men dat voorkomen. Elke discipline heeft zelfstandig de inzendingen beoordeeld met duidelijk onderscheidende scores in plaats van een zesje of een zeven. De eindscores per

‘Vragen wat kan, in plaats van voorschrijven wat moet’.

partij zijn niet bepaald door de verschillende beoordelingen te middelen, maar zijn vastgesteld na een intensieve dialoog over de afzonderlijke beoordelingen. Voor de gemeente Breda is het beoordelen van kwaliteit heel zinvol geweest, vindt Séverine Blok. ‘Het formuleren van doelen maakt je veel beter bewust van wat je zoekt. Ik ben ervan overtuigd dat we de doelen zo objectief hebben geformuleerd dat een ander team tot een vergelijkbaar oordeel zou komen.’ Overigens speelt wel mee dat de Gasthuispoort voor de gemeente een enorm belangrijke locatie is, waar ze zich zeer verantwoordelijk voelt voor de kwaliteit en beleving voor de lange termijn. ‘Op een andere plek zouden we het misschien anders doen.’ Ook Roger Kersten vindt dat een gedetailleerde beoordeling nuttig kan zijn. Het geeft richting bij het beoordelen en marktpartijen de benodigde houvast om beter te kunnen aansluiten bij datgene wat de gemeente zoekt. ‘Bovendien wordt het zelfreinigend vermogen van de gemeente groter. De spelregels van de beoordeling waarborgen dat er aan het eind niet iets heel anders uitkomt dan vooraf is bedacht.’

Margriet Schepman

Op donderdag 2 oktober 2014 organiseert de NEPROM in samenwerking met Akro Consult een
leerzame middag over het op gang brengen van gebiedsontwikkeling met slimme
ontwikkelcompetities.
Aanmelding kan via www.neprom.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *