Complexer wordende ontwikkelingsopgaven vragen om systeemaanpak
Denken en werken vanuit een hoger doel

| 27 november 2019

Auteur Charlotte Verloop

In een vroegtijdig stadium grip krijgen op de verschillende opgaven in een gebied kan vertraging in het proces voorkomen en leidt direct tot een kwaliteitsslag in de fysieke leefruimte. Dat is de essentie van systems engineering, waar ze in Rotterdam bij het Vroesenpark en in het Oude Noorden Noord momenteel ervaring mee opdoen. Voordat er ‘overhaast’ wordt gestart met bijvoorbeeld het vervangen van een wegdek, maakt de gemeente een integraal plan, op basis van alle relevante behoeftes, wensen, eisen en beïnvloedende factoren.

Dit artikel staat in ROm 11, november 2019. ROm is gratis voor ambtenaren in het domein van de fysieke leefomgeving. Word nu abonnee!

‘Zicht op het hele systeem maakt het beter mogelijk om bredere ambities en andere opgaven te betrekken bij de initiële opdracht’, legt Rolf Jonker uit. Als projectleider van het programma Digitaal Beheren en Bouwen bij het Ingenieursbureau Rotterdam is hij bij meerdere projecten betrokken waarin systems engineering wordt toegepast. De ontwikkeling van systems engineering is onderdeel van dit programma. Jonker legt uit dat de keuze voor deze werkwijze uit verschillende behoeften kan voortkomen.

Zo was het Oude Noorden Noord toe aan nieuwe riolering. Tegelijkertijd spelen er andere opgaven, die de wijk op meerdere punten moeten verbeteren. Uitgangspunt voor de gemeente is om de bevolking nadrukkelijk bij die verbeteringen te betrekken. ‘Samen met de bewoners willen we komen tot een integraal plan voor aanpassingen en onderhoud’, aldus Jonker. ‘Hoe wij de wijk inrichten en onderhouden, heeft immers gevolgen voor de bewoners. En zij weten heel goed wat mooier, beter en fijner kan in hun wijk.’

Doorontwikkeling
Nog voordat de gemeente plannen maakte om de wijk aan te pakken, organiseerde ze enkele informatiebijeenkomsten. ‘Daar kregen we te horen wat er de komende jaren sowieso moest gebeuren en konden we los daarvan vertellen wat wij wilden’, vertelt Ingrid Meijer, voorzitter van bewonersvereniging Top van Noord. ‘Ik ging vóór de informatiebijeenkomsten langs de deuren om mijn buren uit te nodigen, want het is belangrijk dat we allemaal onze stem laten horen. De gemeente haakte ook aan bij reguliere wijkbijeenkomsten, en iedereen kreeg een enquête in de bus. Vooral die laatste viel in goede aarde: we konden met stickers op een kaart aangeven waar we problemen zagen en waar we verandering wilden.’

‘We kunnen veel ellende voorkomen als we direct weten wat er op ons afkomt’

Niet alleen de input van bewoners is belangrijk voor de doorontwikkeling van deze wijk: Rotterdam ging en gaat ook om tafel met partners zoals woningcorporaties en netbeheerders. En daar is Dennis van Tilburg, coördinator overleg overheden bij Stedin, blij mee: ‘Worden wij in een vroegtijdig stadium betrokken bij dit soort opdrachten, dan kunnen we vervelende verrassingen voorkomen. Het gebeurt vaak, bijvoorbeeld bij rioolonderhoud, dat het waterbedrijf en de netbeheerder daarvoor aan de slag gaan en dat we laat in het proces horen dat toch ook aanpassingen in de buitenruimte gewenst zijn. Het project stagneert dan omdat we niet volledig van elkaar weten wat nu de totale scope is binnen een projectgebied en voor welke opdrachten we verder nog staan. Met planningsproblemen en onnodig veel overlast tot gevolg. Als we aan het begin weten wat er op ons afkomt, dan kunnen we beter met elkaar rekening houden. We kunnen zo elkaars expertise benutten, efficiënt werken en de omgeving goed inlichten en betrekken. Dat noem ik maatschappelijk verantwoord werken.’

Circulair experiment
De input van alle betrokkenen in het Oude Noorden Noord is inmiddels opgehaald en verwerkt in een digitale tool om informatie te ordenen en analyseren. Rolf Jonker: ‘Op basis van de overzichten in deze tool hebben we een procesvoorstel gemaakt voor onder andere de aanleg van nieuwe riolering, het opknappen van de straten en verbetering van de verkeerssituatie. Waar bewoners duidelijk willen meedenken of -ontwerpen, gaan we voor een participatieproces. In een straat waar niemand vraagt om verandering, doen we zo min mogelijk. Waar wensen botsten en combineren niet mogelijk was, hebben we keuzes moeten maken.’

AIs de gemeenteraad akkoord gaat met het procesvoorstel, dan krijgen de bewoners een volgende kans om hun mening te geven en mee te denken over het meer concrete, integrale plan. ‘Wij mogen straks schieten op het plan’, is hoe Meijer het verwoordt.

De keuze voor systems engineering bij de doorontwikkeling van het Vroesenpark had een andere reden. De gemeente heeft dit populaire stadspark tegenover Diergaarde Blijdorp aangewezen als proeftuin voor circulaire experimenten. Projectleider Jonker gebruikte systems engineering om te inventariseren wat de meest milieubelastende dagelijkse beheertaken in het park zijn en wat zich er verder allemaal afspeelt. ‘Ik onderscheid in het uiteindelijke analyserapport de zogenaamde knoppen gebruik, functie, object, eisen, organisatie, werk en middelen en beschrijf per knop welke duurzame keuzes men kan maken. Zo kan ander gebruik van het park een positieve impact hebben op het milieu. Bijvoorbeeld door het park niet meer te gebruiken om te barbecueën en juist wel om zonne-energie op te wekken.’

Milieu-impact
De uitgebreide analyse maakte inzichtelijk welke keuzes er tot nu toe zijn gemaakt en waar ruimte is voor verduurzaming. Dit is nuttig voor de gemeente zelf, om integraler en efficiënter met het park om te gaan, maar ook voor externen. Jonker: ‘We onderzoeken of de gemeente beheertaken integraal kan uitvragen. Dus niet meer per onderdeel, zoals groen en water. Door systems engineering toe te passen, begin je te denken vanuit een hoger doel, in dit geval: we willen van het Vroesenpark een circulair voorbeeld maken. Dit doen we door de milieu-impact van het park te verlagen. Vervolgens maken we steeds stappen richting concrete maatregelen die de doelen verwezenlijken. De eisen, concepten en objecten worden steeds specifieker. De systems engineering-aanpak van het Vroesenpark maakt het mogelijk om werkzaamheden op hoog niveau uit te vragen. Daarbij zijn de plannen nog niet tot in detail uitgedacht. Dit kan risico’s met zich mee brengen, maar het kan ook veel ruimte voor innovatie bieden. En dat is nu net wat we willen: innoveren. We hopen nog dit jaar de eerste mogelijke kleine initiatieven naar buiten te kunnen brengen, om vervolgens ook echt circulair uit te vragen.’

Toekomstmogelijkheden
Systems engineering biedt mogelijkheden voor de steeds complexer wordende ontwikkelingsopgaven, vinden Van Tilburg en Jonker. ‘Als beheerders kunnen we echt niet meer sec onze eigen opdrachten uitvoeren’, benadrukt de eerste. ‘De energietransitie zorgt ervoor dat we met ontzettend veel factoren en ontwikkelingen rekening moeten houden. Maar ook de Omgevingswet vraagt hierom. Participatie is niet langer een optie, maar een voorwaarde.’ Met dit laatste stemt Meijer in: ‘Wil je je stad goed doorontwikkelen, dan zal je de bewoners moeten betrekken. En dan bedoel ik écht betrekken. Dus geen inloopuren tijdens werktijd, maar informatieavonden ’s avonds, waarop concrete maatregelen besproken worden en íédereen ook echt van zich kan laten horen. Ook de mensen die geen grote mond hebben. Maar nog belangrijker is dat deze mensen merken dat ze niet voor niets hun mond hebben opgetrokken; dat ze hun ideeën en wensen terugzien in hun wijk.’

‘Participatie is niet langer een optie, maar een voorwaarde’

‘Deze methode helpt om belanghebbenden te betrekken en tegelijkertijd een opdrachten behapbaar te houden’, merkt Jonker nu al. Rotterdam deelt dan ook regelmatig haar ervaringen met systems engineering met de andere drie grote gemeenten en met Rijkswaterstaat, die hier ook op deze nieuwe manier werken. Met Stedin en Evides heeft de gemeente al een convenant gesloten: minimaal vijf jaar voor een grote ingreep starten de drie partijen al een samenwerking op om te zoeken naar de meest duurzame, efficiënte en integrale aanpak. Jonker: ‘We nemen wel de tijd om te ontdekken hoe deze methode precies werkt en wat het gaat opleveren. Het gaat hier om een andere manier van werken binnen de complete organisatie. We bewegen toe naar een situatie waarin stakeholders vroegtijdig bij de planvorming betrokken worden om een goede projectscope te definiëren. Dat is de eerste stap. Wanneer iedereen ziet hoe het werkt en dát het werkt, dan kunnen we systems engineering denk ik voor heel veel opdrachten inzetten.’