‘Het gaat op heel veel plekken op dezelfde manier mis. Het kan in ieder geval een stuk beter in de voorbereiding van projecten’, zegt Evelyn Rademaker, partner bij Fakton. ‘In de ruimtelijke ordening hebben we een hele grote opgave én te weinig capaciteit.’
‘Toen Annius Hoornstra en ik enkele jaren geleden voorbereidingsprocessen van projecten gingen analyseren, kwamen we erachter dat heel veel zaken achter elkaar, als in een estafette, opgepakt worden. En minder gelijktijdig, parallel, terwijl dat wel kan. Daar is ook de benaming van de werkwijze ontstaan.’
‘Dat in serie achter elkaar werken, levert vaak onnodige vertraging op, omdat partijen om de beurt hun huiswerk doen en pas weer samenkomen als dat is afgerond.’
Het resultaat is een lange doorlooptijd tijdens voorbereidingstrajecten, waardoor iedere betrokkene steeds opnieuw in de materie moet duiken en de energie wegvloeit. ‘De verspilling van tijd in relatie tot de urgentie die we hebben om sneller te bouwen klopte niet met elkaar.’
De verspilling van tijd in relatie tot de urgentie die we hebben om sneller te bouwen klopte niet met elkaar.
Als je ‘heel sec naar planningen’ gaat kijken, dan blijkt dat je veel onderdelen in elkaar kan schuiven zonder dat het rare consequenties heeft, zegt Rademaker. Je behoudt de kwaliteit, de stappen die je moet zetten blijven gelijk, net als de ruimtelijke ordeningsprocedures die je wettelijk moet doorlopen.’
‘Het enige wat je moet doen, is je eigen proces veranderen. Dat vraagt een andere manier van denken en een andere manier van werken: in plaats van uitgesmeerd, naar kort cyclisch samenwerken. Daarvoor hebben we vijf principes geformuleerd die daarbij centraal staan.’ (zie kader)
Nieuwe norm
Na een enthousiaste reactie van toenmalig minister Hugo de Jonge is twee jaar geleden een viertal pilotprojecten op projectniveau gestart. ‘We hebben daarvoor heel uiteenlopende projecten geselecteerd. Met verschillende soorten partijen, wel of geen eigen grond van de gemeente, alleen wonen of juist alleen bedrijvigheid, binnenstedelijk of juist niet.’
‘Hoewel we in die specifieke situaties geen referentie hebben, zien we een aanmerkelijke versnelling’, zegt ze. ‘Gemiddeld doen projecten er acht jaar over om van initiatief naar start bouw te gaan. Als het dan twee tot vier jaar wordt, dan maak je een enorme versnelling,’
‘Het was destijds voor minister Hugo de Jonge al reden om te zeggen dat parallel plannen de norm moet worden.’ Zijn opvolger Mona Keijzer besloot deze manier van werken ‘op te schalen en uit te rollen’, onder meer met een cursusaanbod en het opleiden van procesbegeleiders.
Opschalen
Valérie van Lieshout is bij VRO een van de twee trekkers van parallel plannen. ‘Vanuit het Rijk zetten we ons in voor het verder opschalen van parallel plannen bij gemeenten.’
Dat gebeurt onder meer door het opleiden van 30 onafhankelijke procesbegeleiders ‘Zij moeten samen met het team van Fakton versnelling gaan brengen in planvormingsprocessen van woningbouw. Ook faciliteren we onderzoek naar de toepassing van parallel plannen bij doorbraaklocaties,’ zegt Van Lieshout.
‘En we proberen de koppeling te leggen met datagedreven gebiedsontwikkeling vanuit ons innovatie- en Opschalingsprogramma (IOP).’
En ook in het nieuwe regeerakkoord staat dat parallel plannen de norm wordt. Tijdens een commissiedebat in de Tweede Kamer bevestigde de nieuwe minister Boekholt-O'Sullivan van VRO dat nog maar eens.
Toch is dat opvallend, omdat er tot dusverre geen onafhankelijke evaluatie is gedaan van de werkwijze, iets wat Rademaker erkent. ‘We hebben wel vanaf het begin de projecten geëvalueerd. Werkt deze manier van werken, wat moet nog anders, wat levert het uiteindelijk op Eind vorig jaar hebben we daarover een openbaar toegankelijke netwerkbijeenkomst gehouden.’ Daar is de oogst van twee jaar experimenteren met de nieuwe werkwijze gedeeld.
Daar was ook Teun van Kuijk aanwezig. Hij is manager projecten vastgoed bij woningcorporatie BrabantWonen en betrokken bij de herontwikkeling van de binnenstedelijke locatie Van Herpense Weide in Den Bosch, waar zo’n 480 woningen moeten komen. De Van Herpense Weide was een van de pilotprojecten parallel plannen.
‘Tijdens het voorbereidingstraject voor dit project kreeg ik het gevoel alsof we op een snelweg zaten. Er was urgentie bij het college en bij het bestuur van onze corporatie. In korte tijd zijn wij van de woningcorporatie samen met de ambtenaren van de gemeente een projectteam geworden en we hadden mandaat om het project naar de uitvoering te brengen.'
'Dat er een onafhankelijke procesbegeleider was die hielp structureren, en aangaf wat we op welk moment moesten bespreken, hielp daar enorm bij’, zegt Van Kuijk.
Dat er een onafhankelijke procesbegeleider was die hielp structureren en aangaf wat we op welk moment moesten bespreken, hielp daar enorm parallel plannen.
Rademaker: ‘Het gebeurt vaak dat één lastig onderwerp de gehele voortgang van een project belemmert. Of het nu stikstof, geluid of iets anders is. Je moet dat soort kwesties vroeg op tafel hebben, maar vooral in klein comité oplossen met de direct betrokken experts. Dan kan het bredere proces van voorbereiding doorgaan.’
In Den Bosch speelde een stikstofkwestie, maar ook een vraagstuk rondom water. ‘Een grote bierbrouwerij zit vlak bij de herontwikkelingslocatie en die gebruikt grondwater voor de productie, terwijl er een warmtekoudeopslag moest komen voor de nieuwe woningen. Beide functies kunnen elkaar dan in de weg zitten, maar het is ook een heel technische kwestie. Als je op zo’n onderwerp voortdurend terugkomt, dan loopt het proces vast. Je kunt dat dan beter isoleren en de experts laten oplossen.’
Rademaker: ‘Dit soort kwesties zijn we in iedere pilot tegengekomen. Met de rugstreeppad die een hele vergadering kaapte in Sassenheim, tot een mediacircus met chocoladeletters in Eindhoven. Je moet dat niet negeren. Je moet het benoemen en daar vervolgens bewust naar handelen.’
Risico’s vroeg op tafel
Voor de duidelijkheid, zo benadrukt Rademaker: parallel plannen is niet de oplossing voor problemen als stikstof of netcongestie. ‘Ook niet voor mogelijke bezwaren bij de Raad van State.'
'Wat in het parallel-planproces wél kan, is in een vroeg stadium de belangen en mogelijke problemen in kaart brengen, met alle relevante stakeholders en omwonenden. Die pak je dan meteen op, zodat je aan het eind van het proces niet ineens op een groot probleem stuit, met vertraging tot met vertraging tot gevolg.’
Een aanzienlijk deel van de voorbereiding van ieder project ligt bij het lokale bestuur. ‘Gemeenten hebben veel verschillende afdelingen en die zitten niet altijd op een lijn. In een project kan bijvoorbeeld een kwestie over groen en infra nog niet zijn beslecht. Als je de betrokkenen dan aan tafel hebt en zegt dat er nu toch echt een gesprek over nodig is, dan maak je snelheid. Ik ben ervan overtuigd dat de kwaliteit dan ook beter wordt.’
Gedurende de pilots is Rademaker er wel achter gekomen dat, afhankelijk van het vraagstuk, meer externe partijen betrokken moeten worden dan aanvankelijk gedacht. Ze noemt waterschappen en energiepartijen als voorbeelden.
Omwonenden zijn in Den Bosch snel aangesloten. Van Kuijk: ‘We hebben in heel korte tijd heel intensief in vier sessies met omwonenden gewerkt en hebben op basis daarvan ook onderdelen aangepast. Door dat te laten zien en steeds terug te koppelen, zien de mensen ook wat er met hun opmerkingen gebeurt. Er ontstond ook een gevoel van “ik ben hier deel van”.’
Parallel in serie
Snel tot resultaat komen leidt volgens Rademaker zichtbaar tot meer werkgeluk bij de deelnemers van de pilotprojecten. Dat is het gevolg van de snelkookpan waarin betrokkenen intensief samenwerken om richting uitvoering te gaan.
Toch is parallel plannen voor sommige mensen nog wel wennen, zegt ze. ‘Neem de stedenbouwers: zij waren gewend om een jaar doorlooptijd voor een ontwerp te krijgen. In de nieuwe werkwijze moeten ze ineens veel sneller van voorlopig naar definitief ontwerp. En daarmee worden dingen ook sneller ‘hard’. Dat was voor ontwerpers toch wel even slikken in een aantal projecten.’
Stedenbouwers waren gewend om een jaar doorlooptijd voor een ontwerp te krijgen. In de nieuwe werkwijze moeten ze ineens veel sneller van voorlopig naar definitief ontwerp.
Leuk of niet, parallel plannen is hard op weg de norm te worden. ‘We zijn inmiddels bezig met het “omklappen van de organisaties”’, zegt Rademaker. ‘Omdat het portefeuillesturing vraagt.’
Dat betekent dat de schaal van één pilotproject in een gemeente naar een gestructureerde aanpak voor alle projecten gaat. ‘Als je namelijk op deze manier gaat werken, dan moet je eerst aandacht geven aan project 1. Als je een grote gemeente bent, dan doe je er 10 tegelijk.'
De vijf principes voor parallel plannen
Processtappen naar voren halen
Deelprocessen worden zo vroeg mogelijk gestart. Het team brengt in kaart welke stappen parallel kunnen lopen en welke randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. Dit vraagt om een gezamenlijke, gedragen planning en gedeelde verantwoordelijkheid voor het hele traject tot aan de start bouw.
Kort-cyclisch samenwerken
Teams werken geconcentreerd en in korte cycli samen aan deelproducten. Vergelijkbaar met de scrummethode uit de ICT, levert het projectteam in korte tijd concrete resultaten op. Dit vraagt om een realistische planning, duidelijke afspraken en de juiste inzet van capaciteit op het juiste moment.
Continu informatie uitwisselen:
Transparantie en het vroegtijdig delen van informatie zijn cruciaal. Door informatie, knelpunten en besluiten continu te delen – zowel binnen het team als met stakeholders – ontstaat vertrouwen en kunnen besluiten sneller worden genomen. Dit voorkomt onnodige wachttijd en verkleint de kans op verrassingen.
Besluitvorming indikken:
Besluitvormingsprocessen worden zoveel mogelijk naar voren gehaald en samengevoegd. Het team stelt samen een Nota van Uitgangspunten op, die door alle betrokken partijen wordt geaccordeerd. Dit geeft het projectteam het mandaat om binnen de afgesproken kaders zelfstandig door te pakken, met slechts een lichte toets aan het einde.
Adaptief werken:
Parallel plannen vraagt om flexibiliteit, zeker als het om gebiedsontwikkelingen gaat. Teams verkennen alternatieve scenario’s, voeren stresstesten uit en passen plannen aan als omstandigheden veranderen. Zo blijft het project wendbaar en robuust, ook als externe factoren wijzigen.
Bron: parallelplannen.nl
'Maar het gaat om een afgewogen aantal. Daarna volgt pas het volgende project. We zijn nu in een aantal gemeenten samen die planning aan het maken om zo te sturen. In die volgende fase zitten we nu al.’
Van Kuijk vraagt zich af of de urgentie van één pilotproject ook in de breedte vol te houden is, waardoor veel meer tijdwinst te boeken valt. Rademaker: ‘Het gaat tijd kosten om dat uit te vinden. We hopen over een paar jaar een completer beeld te hebben van de tijdwinst die parallel plannen een domein in een gemeente oplevert.’
GO-pilots
Naast de afgeronde pilots op projectniveau, zijn er nog de lopende proefprojecten op gebiedsontwikkelingsniveau in Tilburg, Dordrecht en Utrecht. Op gebiedsniveau is de complexiteit en daarmee de voorbereidingstijd langer.
‘Omdat er allerlei zaken zijn die eerst gedaan moeten worden, denk aan stikstof, netcongestie, bereikbaarheid, infrastructuur en MER-procedures. Daar komt veel meer bij kijken. In de pilotgebieden kijken we nu welk project we binnen het gebied naar voren kunnen trekken. En hoe we die onafhankelijk kunnen maken van de randvoorwaarden.'
'Kijk naar Almere Pampus; dat is een groot grasveld. Waarom zou je daar niet al kunnen beginnen? Het duurt lang als je blijft wachten tot alle randvoorwaarden van bereikbaarheid tot parkeernormen zijn geregeld, terwijl een eerste project starten misschien al best kan.’
Einde aan “pruttelproducten”
Daarbij is het de vraag of bij grootschalige gebiedsontwikkeling dezelfde principes gelden als bij de projecten. ´’Wij denken dat ze vergelijkbaar zijn, maar voor gebiedsniveau zijn we ze aan het verrijken,’ zegt Rademaker, ‘en aan het standaardiseren.’
Iets wat hard nodig is, zegt Rademaker. 'Heel zwart-wit gezegd is er geen enkele gestructureerde aanpak in gebieden’. Er is volgens haar geen kader voor het soort product dat ‘er móet zijn voordat je kan beginnen’.
‘We bekijken nu samen met jurist Anne-Marie Klijn van NewGround Law welke stappen noodzakelijk zijn om te starten, zonder dat je, zoals Anne-Marie het noemt, te veel “pruttelproducten” maakt. '
‘Je kunt als gemeente best een visie maken, maar het is geen vereiste om met een gebiedsontwikkeling te beginnen. Het gaat dus om de vraag: wat heb je nu echt te doen voordat je kunt starten? Daarvoor werken we aan een leidraad waar alle wettelijke vereisten in terug te vinden zijn.'
'Tegelijkertijd moeten we elkaar niet te lang bezighouden met dingen die niet noodzakelijk zijn. Daar ligt een enorme kans, waar we aan het eind van dit jaar hopelijk meer over kunnen zeggen.’
